Confira as principais ferramentas necessárias para a organização do seu negócio.

 

No início do ano, sempre propomos metas pessoais e profissionais para que possamos renovar ambientes e rotinas. Um objetivo que sempre aparece na lista é a organização ou a reorganização de fluxo, de hábitos ou até mesmo de comunicação.

Para isso, corremos atrás de referências, de estudos e fazemos aquele checklist completo para visualizar tudo no papel do que precisa ou não precisa ser feito.

Dentro de uma empresa, é necessário que haja muita organização para que todos os setores se comuniquem de forma clara e objetiva e você tenha controle de tudo o que acontece dentro dela.

Pensando nisso, hoje trouxemos algumas ferramentas que irão lhe ajudar na organização e na gestão do seu negócio para começar 2020 com o pé direito!

O fluxo de caixa: um dos melhores instrumentos de controle financeiro

O fluxo de caixa nada mais é do que o controle do que foi pago e do que foi recebido, financeiramente, pela sua empresa. Apesar de parecer uma tarefa simples, exige organização e atenção aos detalhes. O melhor método se dá pela separação em categorias, veja abaixo.

As saídas de caixa podem ser separadas em:

  • Fornecedores;
  • Despesas administrativas (papelaria, internet, salários, marketing, etc.);
  • Adicionais (pagamentos de tributos, amortizações de dívidas, investimentos…).

As entradas podem ser divididas, basicamente, em:

  • Recebimentos de vendas e serviços;
  • Venda de um bem ou aporte financeiro.

Para concluir o processo, basta somar os valores de entrada e subtrair os valores de saída, assim teremos o saldo total do seu negócio no período que desejou analisar. Esse controle pode ser feito diária ou semanalmente.

Gestão de projeto: para sua ideia sair do papel

A gestão de projeto consiste em um conjunto de conhecimentos, de técnicas, de metodologias e de habilidades para atingir sucesso em um objetivo da empresa. Esse sucesso pode ser entendido como atender a prazos, escopo, custos, minimizar riscos, agilizar decisões e a satisfação do cliente.

Esse processo é dividido em 4 principais fases (início, organização e preparação, execução e encerramento) e em 5 processos:

  • Iniciação
    Nessa fase, é necessária a autorização formal para iniciar o projeto, definindo necessidades, objetivos e razões para que ele aconteça. Além de previsão de recursos para a análise de custos e investimentos.

  • Planejamento
    Aqui envolve todo o planejamento do desenvolvimento do projeto. Para isso, é necessário coletar informações; determinar custos; definir funções, cronograma e prazos.

  • Execução
    É, literalmente, a execução de tudo o que foi planejado. Tirar as ideias do papel e colocar tudo em prática. Aqui podem aparecer imprevistos e, com isso, a análise da sua causa e a readequação do planejamento.

  • Monitoramento e controle
    Deve acontecer, paralelamente, a fase anterior. Seu objetivo principal é analisar todas as ações e medir se o trabalho realizado condiz com o escopo. Você pode verificar a  performance, as variações, a prevenção, os riscos, a administração de contratos e os relatórios e o desempenho.

  • Encerramento
    Essa é a etapa final e nela verificamos os resultados obtidos e se ele alcançou seus objetivos.

Existem algumas metodologias que podem lhe ajudar no processo, como:

  1. PRINCE 2
  2. PMBOK
  3. Scrum
  4. FDD

E algumas técnicas que facilitam a visualização de cada fase:

  1. EAP (Estrutura Analítica de Projeto)
  2. Kanban
  3. Curva S
  4. Design Thinking
  5. Mapa mental
  6. Canvas
  7. Análise de SWOT

Controle de estoque: para melhorar o lucro da sua empresa

O controle de estoque é essencial para acompanhar a demanda que o mercado tem do seu produto, eventuais desvios, quantidade de produtos e fluxo, evitar desperdícios e o lucro líquido obtido no final do mês. 

O estoque pode ser de matérias-primas (para averiguar os materiais necessários ou faltantes para o seu negócio) e até mesmo de produtos terceirizados.

Seus principais pontos são:

  • planejamento a longo prazo (para que não falte e nem sobre produtos);
  • estudar seu mercado e público a ser atingido (para atender demandas necessárias);
  • ter uma boa comunicação interna;
  • praticidade e clareza nas informações.

Bate Ponto: a segurança dos direitos de todos

Essa prática garante que todos cumpram os horários acordados e garante os direitos de todos os trabalhadores perante a lei. Sem esse controle, seria impossível monitorar a jornada de trabalho e identificar faltas, horas extras e atrasos, por exemplo. 

É sempre importante manter esses registros, tanto para os colaboradores como para os empregadores. Eles podem ser feitos através de aplicativos, de computadores ou com o relógio ponto.

Agora você está pronto para manter a organização da sua empresa em dia e iniciar 2020 com tudo sob controle!

Não se esqueça de garantir que sua empresa invista em melhorias de atividades internas, como emissão de notas, desburocratização de processos e implementação de tecnologias que facilitem as negociações com os clientes. Para ver todos os benefícios de investir em um certificado digital, clique aqui! 

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Bons negócios! 😉